Tietosuojatiedot

Rekisterinpitäjä ja yhteydenotot

Job Scout -palvelun henkilötietojen käsittelystä vastaa Patrik Parviainen.

Nämä tiedot kuvaavat valmisteltavaa kutsupohjaista betaa. Luonnoksen vielä täydennettävät kohdat on yksilöity sivun lopussa.

Mitä tietoja käsitellään ja mistä ne saadaan?

• Tilin nimi, sähköpostiosoite, kirjautumistapa ja käyttäjätilin tunnisteet. Google-kirjautumisessa saadaan kirjautumispalvelun välittämät tilitiedot.
• Ladatut CV- ja muut lähdetiedostot, niistä poimittu teksti, työnhakuprofiili, työkokemus, osaaminen, uratoiveet sekä käyttäjän täydentämät vastaukset ja hyväksymät näytöt.
• Työpaikkailmoitukset ja niiden tallennetut versiot, sopivuusarviot, hakemustyötilat, vastaukset, CV- ja hakemuskirjeversiot sekä käyttäjän kirjaama hakemuksen eteneminen.
• Job Scout -vastaanotto-osoitteeseen ohjatut työpaikkavahtiviestit: lähettäjä, otsikko, sisältö ja linkit.
• Käyttökiintiöt, AI-kutsujen malli- ja käyttömäärät, käsittelyn tilat, tekniset lokit, IP-osoitteet, tukiyhteydenotot sekä tietopyyntöjen ja poistojen käsittelymerkinnät.
• Tilauksen tunnisteet, taso, laskutusjakso ja maksun tilatiedot, jos laskutusta käytetään. Maksukorttitiedot käsittelee Stripe omassa maksupalvelussaan.

Tiedot saadaan käyttäjältä, valitusta kirjautumispalvelusta, julkisista työpaikkailmoituksista, palveluun välitetyistä viesteistä ja palvelun käytön yhteydessä. Ilmoitus tai viesti voi sisältää myös muiden henkilöiden, esimerkiksi rekrytoijan, yhteystietoja.

Google-kirjautuminen ei anna Job Scoutille pääsyä Gmail- tai Outlook-postilaatikkoon. Työpaikkavahtiviestit saadaan vain palvelun vastaanotto-osoitteeseen toimitettuina.

Tilin ylläpito tarvitsee sähköpostiosoitteen ja kirjautumistiedot. Profiilipohjaiset arviot ja asiakirjat tarvitsevat ammatillista lähdeaineistoa. Ilman näitä tietoja kyseistä toimintoa ei voida toteuttaa. Tuo vain työnhaussa tarpeellista aineistoa; älä lisää tarpeettomia terveystietoja tai muiden ihmisten luottamuksellisia tietoja.

Käsittelyn tarkoitukset ja perusteet

Tilin ylläpito, käyttäjän pyytämä profiilin muodostaminen, työpaikkavertailu, hakemusasiakirjat, sovittujen käyttörajojen toteuttaminen ja käyttäjätuki perustuvat palvelusopimuksen täytäntöönpanoon tai käyttäjän pyytämiin sopimusta edeltäviin toimiin.

Tietoturvaa, häiriöiden selvittämistä ja väärinkäytön torjuntaa varten käsitellään tarpeellisia teknisiä tietoja oikeutetun edun perusteella. Tavoitteena on suojata käyttäjien aineistoa, estää luvaton käyttö ja pitää palvelu toimintakykyisenä. Myös julkisissa ilmoituksissa esiintyvien muiden henkilöiden tarpeellisten tietojen käsittelylle valmistellaan erillinen oikeutetun edun arvio.

Tietosuojaoikeuksia koskevien pyyntöjen toteuttaminen perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin. Käsittelyn vähimmäismerkinnöillä osoitetaan pyynnön hoitaminen. Niiden sisällön ja säilytyksen rajaus vahvistetaan erikseen.

Oikeutetun edun tasapainotesti ja käsittelyperusteiden lopullinen hyväksyntä ovat vielä valmisteltavina. Kutsun tai käyttöehtojen hyväksymistä ei tulkita yleiseksi henkilötietojen käsittelysuostumukseksi. Maksullisen palvelun laskutusaineiston velvoitteet täsmennetään ennen oikeiden maksujen avaamista.

Tekoälykäsittely, profilointi ja työpaikka-arviot

OpenAI:n API-palvelua käytetään profiilin poimintaan, työpaikkojen arviointiin ja hakemusasiakirjoihin. Kutsuun lähetetään käsittelyn tarvitsemaa profiili-, osaamis-, näyttö-, ilmoitus- ja tekstiaineistoa. Aineisto voi sisältää yhteystietoja eikä sitä kuvata anonyymiksi.

Profiilin ja työpaikkojen automaattinen vertailu on profilointia. Arvio huomioi esimerkiksi tehtävän, osaamisen, todennetun kokemuksen ja käytännön ehdot. Urasuuntaa arvioidaan erikseen silloin, kun se kuuluu valittuun pisteytyspolkuun. Pisteet, perustelut ja suositus vaikuttavat työpaikkojen esittämiseen; kaikkia haettuja ilmoituksia ei näytetä työpaikkalistalla.

Job Scout ei tee työnantajan rekrytointipäätöstä eikä lähetä hakemuksia työnantajalle. Käyttäjä tarkistaa profiilinsa, vastauksensa ja asiakirjansa sekä päättää työnhaustaan itse. Virheellisen lähdetiedon voi korjata palvelussa ja epäselvästä arviosta voi olla yhteydessä tukeen.

Taustakäsittelyn API-pyynnöissä vastausten erillinen tallennus on asetettu pois käytöstä. OpenAI ilmoittaa, ettei API-aineistoa käytetä mallien kouluttamiseen ilman erillistä vapaaehtoista jakamista. Tarkastetut organisaation jakamisvalinnat olivat pois päältä; käytössä olevan avaimen vastaavuus tähän organisaatioon on vielä vahvistettava.

OpenAI:n väärinkäytösten valvontalokit voivat sisältää syötteitä ja vastauksia. Ilmoitettu oletussäilytys on enintään 30 päivää, mutta laki tai palvelun ja muiden osapuolten suojaaminen voi edellyttää pidempää säilytystä. Erillisen vastaustallennuksen esto ei tarkoita nollasäilytystä.

Palveluntarjoajat ja tietojen sijainti

• Supabase: kirjautuminen, tietokanta ja alkuperäistiedostot.
• Netlify: verkkosovellus ja palvelinpuolen web-pyynnöt.
• Google Cloud: taustakäsittely, salatut varmuuskopiot, tekniset lokit ja valvonta.
• OpenAI: yllä kuvattu tekoälykäsittely.
• Resend: palvelusähköpostit ja työpaikkavahtiviestien vastaanotto.
• Zoho Mail: tukiyhteydenotot.
• ZenRows: rajattu varamenetelmä julkisten työpaikkailmoitusten hakemiseen. Kutsuun välitetään ilmoituksen URL ja hakuasetukset, ei käyttäjän CV:tä tai profiilia.
• Google: kirjautuminen, jos käyttäjä valitsee Google-kirjautumisen. Stripe: laskutus, jos tilauspolkua käytetään.

Anna ilmoituksesta julkinen verkko-osoite ilman henkilökohtaisia tunnisteita tai kirjautumislinkkejä. URL-parametrit ja ilmoitussisältö voivat sisältää henkilötietoja.

Supabasen Job Scout -projektin ensisijainen alue on Tukholma, Ruotsi. Cloud Run -taustatyöt ja päivittäiset salatut varmuuskopiot sijaitsevat Suomessa. Nämä aluevalinnat eivät rajaa kaikkien toimittajien käsittelyä Suomeen tai EU-/ETA-alueelle. Esimerkiksi Resend ilmoittaa pääasialliseksi käsittelypaikakseen Yhdysvallat.

Tilikohtaiset sopimusosapuolet, käytettyihin palveluihin soveltuvat alikäsittelijät, käsittelymaat ja EU-/ETA-alueen ulkopuolisten siirtojen perusteet sekä suojatoimet täydennetään ennen tämän luonnoksen hyväksymistä. Toimittajan julkisen sopimuksen löytyminen ei yksin osoita kaikkia näitä tietoja.

Säilyttäminen ja poistaminen

Profiilia, hakemuksia, arvioita, alkuperäistiedostoja ja asiakirjaversioita säilytetään palvelusuhteen ajan työnhaun ja versiohistorian jatkuvuutta varten. Hyväksytyn säilytysmallin mukaan tarpeellisuus tarkastetaan viimeistään 12 kuukauden käyttämättömyyden jälkeen. Tämä ei ole automaattinen tilinpoisto.

Lähdetiedoston poistaminen ei yksin poista siitä muodostettua profiilia tai asiakirjaversioita. Käyttömerkinnät säilyvät onnistuneen käsittelyhistorian siivouksen jälkeen. Tilin poistossa käsitellään myös käyttäjän yksityiset käyttömerkinnät.

Tietojen poistaminen aktiivisesta palvelusta ei heti poista aiempaa varmuuskopiota tai kaikkia toimittajalokeja. Palautuksen yhteydessä poistot sovelletaan uudelleen varmennettujen poistokuittien perusteella. Menettely on testattu, mutta uusien poistojen jatkuva kuittikattavuus ja jäljellä olevat säilytysrajat odottavat vielä käyttöönoton varmennusta. Yksilöity lakisääteinen velvoite tai oikeusvaade voi edellyttää tarpeellisen aineiston rajattua lisäsäilytystä.

Tietojen vienti ja tilin lopettaminen

Tietojen kopiointi- ja poistopyynnöt hoidetaan betassa tuen kautta. Henkilöllisyys varmennetaan ennen luovutusta tai poistoa. Viennissä tarkistetaan oma sovellusaineisto, alkuperäistiedostot ja versiot sekä erikseen käyttäjää koskevat tuki-, loki- ja mahdolliset laskutustiedot. Muiden henkilöiden oikeudet huomioidaan rajauksessa.

Valmisteltu vientityökalu tuottaa salatun paketin; automaattista itsepalveluvientiä ei ole käytössä. Paketista ja sen salauslauseen erillisestä toimituksesta sovitaan varmennetun vastaanottajan kanssa. Teknisen viennin onnistuminen ei korvaa tietopyynnön kattavuuden tarkistusta.

Tilinpoiston yleinen käyttöönotto on vielä suljettu. Poistopyynnön voi tehdä tuelle. Poistossa käsitellään henkilökohtaiset tili-, tiedosto- ja sovellustiedot; jaetun työtilan muiden jäsenten aineisto säilytetään. Pelkkä uloskirjautuminen tai yhden CV-tiedoston poistaminen ei lopeta tiliä.

Evästeet ja tietojen suojaaminen

Kirjautuminen ja istunnon ylläpito käyttävät välttämättömiä Supabase-evästeitä. Niiden estäminen voi estää kirjautumisen. Tilinpoistopolun henkilöllisyyden uudelleenvarmennuksen evästeen enimmäiskesto on 10 minuuttia ja hyväksytyn poistopyynnön seurantakuitin seitsemän päivää. Niitä asetetaan kyseisen toiminnon yhteydessä.

Tarkistetusta sovelluskoodista ei löytynyt mainonta- tai analytiikkaseurantaa. Lopullisen julkaisuosoitteen evästeet ja latautuvat resurssit varmennetaan vielä ennen lopullista evästekuvausta.

Käyttäjän pääsyä tietoihin rajataan kirjautumisen ja omistustarkistusten avulla. Alkuperäistiedostot ja varmuuskopiosäilytys ovat yksityisiä, varmuuskopiopaketit salattuja ja ylläpitotunnukset rajattu palvelinympäristöön. Salasanaa, kirjautumislinkkiä tai palvelinavainta ei pyydetä tukiviestissä.

Oikeudet ja pyynnön käsittely

Voit pyytää tietoa henkilötietojesi käsittelystä, kopion tiedoistasi, virheiden korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Soveltuvissa tilanteissa voit pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen ja vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Oikeuksien laajuus riippuu käsittelyperusteesta ja tilanteesta.

Pyynnön voi toimittaa osoitteeseen tuki@jobscout.fi tai yhteystiedoissa mainittuun postiosoitteeseen. Pyynnön käsittelyä ei rajata vain yhteen kanavaan. Henkilöllisyyden lisävarmennus arvioidaan tarpeen mukaan; salasanaa tai henkilötodistuskopiota ei pyydetä rutiinisti sähköpostitse.

Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Monimutkaisten tai lukuisten pyyntöjen määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella; jatkosta ja perusteesta ilmoitetaan ensimmäisen kuukauden aikana. Ensimmäinen tietokopio on lähtökohtaisesti maksuton. Mahdollinen kieltäytyminen perustellaan ja siihen liitetään tiedot oikeussuojakeinoista.

Voit saattaa henkilötietojen käsittelyä koskevan asian tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi.

Luonnoksen vielä täydennettävät tiedot

Ennen uusia beta-kutsuja vahvistetaan toimittajien tilikohtaiset sopimus- ja siirtotiedot, oikeutetun edun arviot ja käsittelyperusteet, säilytystaulukon avoimet rajat sekä lopullisen verkkosivun evästekuvaus. Rekisterinpitäjä hyväksyy näiden perusteella lopullisen tietosuojatekstin.